CASO DE ESTUDIO

Mareigua desarrolló FANAIA, un sistema creado para el recaudo de los pagos a la seguridad social y aportes parafiscales. Recoge más dos décadas de trabajo y experiencia en el sector de seguridad social.

Hace poco más de 10 años el gobierno colombiano adelantó un estudio de competitividad de las empresas y llegó a la conclusión que cerca del 65% del tiempo administrativo de las empresas se dedicaba a la liquidación y pago de la seguridad social y aportes parafiscales. Para realizar la liquidación de la seguridad social una empresa requería estar actualizada y entender la legislación vigente, y hacer los cálculos manuales por cada empleado dependiendo de variables como los ingresos y novedades. Este proceso se repetía mes tras mes.

En el momento de realizar el pago la empresa completaba una planilla física por cada administradora (EPS –Salud-, Fondo de Pensiones, Aseguradora de Riesgos Laborales, entre otros) y se acercaba a la sucursal bancaria donde la administradora tenía convenio de recaudo para realizar el pago. Por un solo empleado se podían hacer filas hasta en 5 bancos diferentes.

Las administradoras recibían las planillas físicas para hacer los procesos internos de conciliación y de cartera. Y por otro lado, las administradoras podían tener acceso a los fondos hasta un mes después del pago, lo que ponía en riesgo su operación y calidad en la prestación de los servicios.

En general no había una trazabilidad del proceso, por lo cual el gobierno no podía ejercer control sobre los fondos de Seguridad Social y no se tenía una transparencia en el manejo de los recursos.

• Impacto negativo en la productividad de las empresas
• Altos costos en el proceso
• Evasión y elusión en el pago de la Seguridad Social
• Falta de transparencia en el flujo de los recursos
• Proceso manual
• Pagos físicos
• Falta de oportunidad en el recaudo
• Impacto ambiental con el uso del papel
• Proceso engorroso y complejo para los empleadores e independientes

Nace la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), que como su nombre lo indica integra todos los pagos de Seguridad Social en una sola planilla. Consiste en un portal que permite al empleador o trabajador independiente ingresar fácilmente sus datos y realizar la liquidación y el pago, sin necesidad de tener conocimientos o estar actualizado en la última versión de la ley. Se realiza un único pago electrónico y el sistema en el back office se encarga de hacer la dispersión de los fondos a cada una de las administradoras de la Seguridad Social y Parafiscales.

Las administradoras tienen acceso inmediato a los fondos y reciben la información organizada, lo que les permite ser más eficientes en los procesos internos de conciliación y cartera. Se quitan el problema de tener liquidaciones mal hechas por cálculos manuales, interpretaciones erradas de la ley e intereses de mora.

Para los empleadores o independientes que no tengan acceso a internet o a una cuenta bancaria para realizar el pago en línea, se dispone un call center para hacer la liquidación vía telefónica (“Planilla Asistida”), se les entrega una clave de pago por este canal, y a través de conexiones con las principales entidades financieras del país, corresponsales no bancarios y grandes superficies, se le brinda la posibilidad de tener una red de recaudo físico con más de 12.000 puntos en todo el territorio nacional.

El gobierno tiene información disponible de los fondos de la Seguridad Social, lo que le permite tener una trazabilidad y ejercer los controles necesarios para garantizar la calidad en la prestación de los servicios y la transparencia en el uso de estos fondos.

• Mejora en la productividad de las empresas del país
• Reducción significativa de costos
• Transparencia en el flujo de los recursos
• Proceso automatizado
• Reducción en el uso del papel
• Proceso electrónico
• Simplificación del proceso
• Acceso inmediato a los recursos